Niezależnie od tego, czy piszesz e-mail osobisty czy służbowy, jest kilka rzeczy, o których powinieneś pamiętać, aby uczynić go najlepszym, jaki może być. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co powinieneś zrobić, a czego unikać.
Unikaj nieformalnego języka
Używanie nieformalnego języka w e-mailach może być mylące. Chociaż etykieta poczty elektronicznej ma pewne niepisane zasady, zawsze należy unikać używania slangu i innego nieformalnego języka w języku angielskim. Może to prowadzić do problemów zawodowych.
Najlepszym sposobem na uniknięcie slangu jest znalezienie alternatywnego słowa. Możesz również użyć alternatywnych zwrotów, takich jak „Dzień dobry” lub „Dzień dobry”. Te zwroty są bardziej nieformalne niż „Drogi” i „Dzień dobry”.
Należy unikać używania przesady. Mogą one być zabawne, ale nie są odpowiednie w formalnym e-mailu. Powinieneś również unikać używania komunałów. Mogą one być rozpraszające i nie są odpowiednie dla profesjonalnego e-maila.
Używanie przecinka na końcu linii jest dobrym sposobem na uniknięcie slangu. Dobrym pomysłem jest również dodanie numerowanej listy, dzięki czemu nie musisz się martwić, że źle napiszesz jakieś słowo. Powinieneś również dodać punkt kulisty do każdego punktu.
Używanie nieformalnego języka w e-mailach jest również bardziej spontaniczne. W przeciwieństwie do formalnego pisania, e-maile są zwykle krótsze, a gaworzenie może być dopuszczalne. Należy jednak przejść do sedna sprawy tak szybko, jak to możliwe.
Jeśli piszesz e-mail do przyjaciela, możesz użyć języka nieformalnego. Ton, w jakim piszesz, pomoże im zrozumieć Twoje uczucia. Używanie nieformalnego języka w mailach może również pomóc w budowaniu osobistej więzi. Im więcej wiesz o danej osobie, tym lepiej możesz jej pomóc.
Możesz również użyć listy numerowanej, ale unikaj używania listy numerowanej ze skurczami. Powinieneś również upewnić się, że e-mail używa tego samego rozmiaru czcionki i jest wolny od błędów ortograficznych.
Najważniejsze jest, aby zachować profesjonalizm w pisaniu. Używaj formalnego języka, gdy jest to konieczne.
Unikaj niejasnych linii tematycznych
Niezależnie od tego, czy wysyłasz ważną wiadomość biznesową czy prywatną, ważne jest, aby unikać niejasnych linii tematycznych. Zapewni to, że wiadomość zostanie odebrana i przeczytana.
Linie tematyczne są pierwszą rzeczą, którą widzi czytelnik. Powinny być one krótkie i angażujące. Dzięki temu email jest łatwiejszy do przeczytania i zlokalizowania. Powinny również dawać czytelnikowi szybki haczyk, aby skłonić go do otwarcia wiadomości.
Jednym z błędów, który popełnia wiele osób jest wysyłanie niejasnego tematu. Może to być odczytane jako spam, a także może zniechęcić potencjalnych prospektów do otwarcia twojego e-maila.
Linia tematu powinna zawierać wezwanie do działania. Może to być tak proste, jak napisanie „Kliknij tutaj”. Jeśli linia tematu jest zbyt długa, może zostać ucięta na urządzeniach mobilnych. Najlepiej jednak za wszelką cenę unikać niejasnych linii tematycznych.
Linie tematyczne są kluczem do tego, aby Twój email wyróżniał się spośród innych wiadomości. Powinieneś postarać się, aby linia tematu miała co najmniej pięć do siedmiu słów długości. Powinieneś również uwzględnić tony i podobne słowa.
Ton Twojej linii tematu powinien być przyjazny, ale nie nadmiernie formalny. Jest to szczególnie ważne, jeśli wysyłasz e-mail do współpracownika lub szefa. Pomocne może być również dołączenie emoji lub symbolu.
Ważne jest również, aby unikać błędów gramatycznych. Sprawi to, że twój e-mail będzie wydawał się mniej inteligentny i mniej zadbany. Będzie to również wskazywać, że nie dbasz o to, co wysyłasz.
Ważne jest również, aby zawrzeć czasowniki akcji. Chcesz, aby czytelnik czuł się podekscytowany otwarciem maila. Pomocne może być również zawarcie słów kluczowych, które pasują do doświadczenia perspektywy.
Sprawdzaj swój email przed wysłaniem
Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalistą w biznesie, czy laikiem, powinieneś zawsze sprawdzać swój angielski email przed wysłaniem. Korekta pomoże Ci uniknąć błędów gramatycznych i formatowania. Pokaże również Twojemu odbiorcy, że dbasz o swoją wiadomość.
Jednym z najczęstszych błędów w mailach jest błędne wpisanie nazwy odbiorcy. Może to sprawić, że odbiorca poczuje, że nie zwracasz uwagi na szczegóły. Możesz tego uniknąć, sprawdzając nazwę odbiorcy w mediach społecznościowych i innych źródłach online.
Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie pisowni nazwy firmy lub strony internetowej kontaktu. Jeśli wysyłasz służbowego maila, ważne jest również sprawdzenie tematu. Dobrym pomysłem jest również przeczytanie maila na głos. Być może znajdziesz nowe błędy, których wcześniej nie zauważyłeś.
Ważny jest również ton Twojego maila. Chcesz się upewnić, że jesteś uprzejmy i stanowczy. Jeśli piszesz do laika, powinieneś używać prostego języka. Jeśli jednak piszesz do osoby prowadzącej działalność gospodarczą, powinieneś używać bardziej złożonego języka.
Korekta Twojego angielskiego maila jest również ważna, ponieważ pokazuje Twój profesjonalizm. Może również pomóc Ci poprawić swoje umiejętności pisania. Możesz wydrukować kopię swojego maila, aby sprawdzić go przed wysłaniem. Powinieneś także przeczytać email na głos przed wysłaniem.
Jednym z najczęstszych błędów w profesjonalnych mailach jest błędne wpisanie nazwy kontaktu. Może to sprawić, że odbiorca poczuje, że nie poświęcasz mu uwagi, na którą zasługuje. Jeśli nie masz pewności co do nazwy kontaktu, możesz również zwracać się do niego po imieniu.